【超实用】Word天!一招搞定Word文档转PPT!


喜欢把PPT当Word用的小伙伴,过来学一下吧!

 

在职场中,很多人习惯先将内容在Word文档中编辑好,然后找PPT模板套进去。

于是,很多人就练就了的“二指禅”:Ctrl+C  、Ctrl+V!如果Word文档不长还好,但如果是数十页或者上百页呢?还要拿PPT当Word用?

下面分享“一招搞定Word文档转PPT”的方法。

Word、Powerpoint、Excel作为微软office的核心主打产品,其实他们之间内部是有“通道”的!要想实现一键转换,就必须知道这个“通道”的入口!

这个“通道”就是word文档里面的【发送到Microsoft Powerpoint】,和Powerpoint里面的【幻灯片(从大纲)】 。

一、调出【发送到Microsoft Powerpoint】

打开word【文件】→【选项】→【快速访问工具栏】→【不在功能区的命令】→【发送到Microsoft Powerpoint】→【添加】→【确定】,将其添加到快速访问工具栏中。

二、精简文档,并设置Word文档大纲层级

比如,下面是一份一万多字的word文档,首先要精简文档内容,并梳理梳理一下文档的逻辑关系,仅保留最主要的部分即可。

设置文档的大纲层级,选中文字/段落,点击“标题1”,该文字就转化为PPT中的标题部分;选中文字/段落,点击“标题2”,该文字将转化为PPT的内容部分,并与上一个标题文字出现在同一页中。

 

调整完以后,打开word文档的【导航窗格】看到的就是这样的效果。

 

大纲这里需要注意一下的就是:

1、word文档中的一级标题(标题一)就作为PPT中的标题;

2、word文档中的二级标题(标题二)就作为PPT该页中的内容;

3、未选择样式的文字是不会转到PPT中的。

点击word文档快速访问工具栏中的【发送到Microsoft Powerpoint】,就可以完成word文档到PPT转换得到如下的效果:

其实,word文档文字的层次设置好以后,可以直接从PPT中导入,【新建幻灯片】→【从幻灯片(大纲)】→【文件】,最终转换的成果是一样的。

接下来就是对这个朴“素”的PPT进行快速的美化工作,可以套用PPT自带的主题样式。

随便套用一个看看效果,感觉也还不错(采用不同的主题,文字等细节需要微微调整)。

既然这么方便,其他主题样式也试试看。

设计好封面样式以后,文字基本都是默认样式,有没有办法进行批处理呢?

下面教大家一个调整文字字体、颜色、行间距等的批处理方法!

  • 文字批处理

点击【视图】→【大纲视图】,可以发现所有文字都以大纲的形式呈现。

可以全选(Ctrl+A),也可以部分选取文字(按住Ctrl选择),然后统一设置“字体”、“颜色”、“大小”、“行间距”等。比如,我给所有的正文文字设置“微软雅黑”、字号为24、颜色为黑色、行间距为1.3倍。

大段文字还可以实现单独成页(右击,升级),或者跨页移动位置(选中文字,直接拖动)。

如果文字过多,单独选文字嫌麻烦,可以用系统的“替换字体”来解决,【开始】→【替换】→【替换字体】

如果是先将光标停在某个文本框内的时候再打开【替换字体】的对话框时,替换字体一栏就为该文本框的字体下拉为该文档所用字体,“替换为”的下拉为系统所有字体。

总结:

面对Word长文档,提升效率最关键,多学点用系统的方法解决是高效制作的捷径。比如上面长文档转换过来后,对于大段的内页文字可以采用smartart来快捷制作,篇幅所限,下期我们介绍smartart的使用。

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